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Diagnóstico

Valorium Academy · Workflow

Workflow n8n: faturas de fornecedores, do email à folha

As faturas de fornecedores deixam de ser copiadas à mão: chegam por email, ficam lidas e conferidas em minutos e entram na folha só depois de uma pessoa carregar em «aprovar». No fim do mês, a pasta para o contabilista já está feita.

Vê a funcionar

Exemplo ilustrativo. Os 14 nós do fluxo, resumidos em seis passos. Faturas de teste. A fatura chega ao email, o fluxo lê primeiro o código QR e só usa IA sem QR, confere NIF, ATCUD e somas, pede aprovação a uma pessoa e só depois regista na folha e arquiva o PDF.

Porque existe

Copiar faturas para uma folha é um dos trabalhos mais repetidos de uma PME: abrir o email, descarregar o PDF, escrever o fornecedor, o NIF, a data, os valores e a taxa de IVA, e guardar o ficheiro. Os erros aparecem no fim do trimestre. As ferramentas de leitura com IA ajudam, mas inventam quando a imagem é má e não conhecem a realidade portuguesa. Este fluxo usa primeiro o código QR que as faturas portuguesas já trazem, confere o NIF e as somas como um contabilista, e só deixa registar com a aprovação de uma pessoa.

Fluxo n8n pronto a importar. Lê os anexos da caixa das faturas, tira os dados do código QR das faturas portuguesas (NIF, data, ATCUD, base e IVA por taxa, total) e só usa IA quando o QR falta. Confere o NIF, o ATCUD e as somas, pede aprovação por email com dois botões e regista na folha, com o PDF arquivado na pasta do mês.

Para quem

É para ti se

  • PME que recebem dezenas de faturas de fornecedores por email e as copiam à mão para uma folha ou para o programa de gestão antes de as mandar ao contabilista.

Não é para ti se

  • Não substitui o contabilista nem as obrigações com a AT, e não é um programa de contabilidade.
  • Não lê faturas em papel: digitaliza primeiro.
  • Não paga faturas.

O que fica contigo

Fica contigo

O leitor de faturas portuguesas

A ordem certa de leitura: primeiro o código QR obrigatório nas faturas portuguesas, que traz os dados exatos, e só depois a IA, para as faturas sem QR (estrangeiras ou digitalizadas). Com as conferências que um contabilista faria: NIF válido, ATCUD presente, somas certas, faturas repetidas.

8 ficheiros incluídos

  1. 01faturas-fornecedores.json (fluxo n8n)14 nós: caixa de email, anexos, código QR, texto e IA de recurso, NIF, ATCUD, somas, repetidas, aprovação, espera, registo, arquivo, envio ao contabilista e erros.
  2. 02Folha de registo (Google Sheets)Fornecedor, NIF, data, número, ATCUD, base e IVA por taxa, total, como foi lida (QR ou IA), estado e ligação ao PDF.
  3. 03Prompt de extraçãoPara as faturas sem QR: devolve os campos em JSON e escreve «desconhecido» em vez de adivinhar.
  4. 04Vídeo passo a passo (28 min)Importar, ligar o email, a folha e o Drive, configurar a aprovação e testar com as 10 faturas de teste. Voz, sem cara.
  5. 05Checklist de configuração (PDF)Caixa ou etiqueta dedicada, chaves, pasta do Drive, escolha do fornecedor de IA e os testes antes de ligar.
  6. 06O que pode correr mal (PDF)As falhas conhecidas, como o fluxo reage a cada uma e o que fazes tu.
  7. 07Regras de uso e supervisão humana (1 página)Quem aprova, o que conferir nas faturas lidas por IA e o que nunca automatizar (pagamentos).
  8. 08Faturas de teste (10)Faturas fictícias com e sem QR, uma com NIF errado, uma com somas erradas e uma repetida.

O que pode correr mal

As falhas que conhecemos e o que o fluxo faz em cada uma.

  1. 01O QR não se lê (PDF digitalizado com pouca qualidade)A fatura passa à IA e fica marcada «lida por IA», para conferires com mais atenção.
  2. 02A IA lê mal um valorAs somas não batem e a fatura fica parada com o aviso, sem registo.
  3. 03A mesma fatura chega duas vezesO fluxo compara NIF, número e total e marca a repetida.
  4. 04Fatura estrangeira sem NIF português nem ATCUDRegista com a indicação «estrangeira» e o país.
  5. 05Anexos que não são faturas (orçamentos, recibos, publicidade)Ficam numa lista «para ver» e não se registam.
  6. 06Ninguém aprovaAo fim de 3 dias úteis o fluxo lembra; nada entra na folha sem aprovação.

Onde entra uma pessoa

Supervisão humana

A IA só lê as faturas sem QR e marca-as como lidas por IA. Nenhuma fatura é registada sem uma pessoa a aprovar, e a aprovação fica guardada com o nome e a data. Quem decide o que se paga e o que vai para o contabilista é sempre uma pessoa. Quem aprova deve saber como a IA pode errar, e o vídeo explica-o: o Regulamento Europeu da IA pede essa literacia a quem usa estes sistemas.

O que instalas e o que pagas à parte

n8n CloudPlano Starter a partir de 20 €/mês com faturação anual, com 2 500 execuções por mês. Confirmar o preço em vigor.
Pagas à parte
n8n instalado num servidor teu (Community Edition)Grátis para usar no teu negócio (Sustainable Use License). Pagas o servidor e tratas das atualizações e cópias de segurança.
Grátis
Gmail ou OutlookA conta de email que já usas.
Grátis
Google Sheets e Google DriveFolha de registo e arquivo.
Grátis
API de um modelo de linguagem (OpenAI, Anthropic ou outro)Paga por uso. Medimos o custo real no teste na Valorium e publicamos o valor nesta página antes do lançamento.
Pagas à parte
Programa de gestão com APIOpcional, para registar diretamente no programa em vez da folha.
Pagas à parte

Testado em

Por testar. Corre nas faturas da Valorium a partir de janeiro de 2027; a data do teste e a versão do n8n aparecem aqui no lançamento.

No fim, tens

  • O ficheiro do fluxo para importar no n8n
  • O vídeo passo a passo, com voz e sem cara
  • A checklist de configuração: contas, chaves e testes
  • O guia «o que pode correr mal» e as regras de uso e supervisão humana
  • Dados de teste para provar o fluxo antes de o ligar
  • 6 meses de atualizações se uma API mudar

Vê antes de comprar

Faturas de fornecedores: os 14 nós· o fluxo, nó a nó

1. Caixa de email: emails novos na etiqueta «Faturas» (Gmail ou Outlook). 2. Anexos: só PDF e imagens. 3. Código QR (n8n num servidor teu): lê o QR da fatura portuguesa, com NIF do emitente e do adquirente, data, tipo e número do documento, ATCUD, base e IVA por taxa e total. 4. Sem QR, ou no n8n Cloud: texto do PDF e prompt de extração com IA; a fatura fica marcada «lida por IA». 5. NIF: confere o dígito de controlo. 6. ATCUD: confere se existe (obrigatório nas faturas portuguesas). 7. Somas: base mais IVA tem de dar o total, com tolerância de 1 cêntimo. 8. Repetidas: compara com o que já está na folha. 9. Aprovação: email com o resumo e dois botões, aprovar ou rejeitar. 10. Espera: até 3 dias úteis, com um lembrete. 11. Registo: linha nova na folha, com o estado «aprovada». 12. Arquivo: PDF na pasta do mês no Google Drive, com o nome «AAAA-MM-DD_fornecedor_número». 13. Contabilista: no dia 5 de cada mês, envia a ligação da pasta do mês anterior (opcional). 14. Erros: qualquer falha manda um email ao responsável.

Formato e entrega

Formato
Ficheiro JSON para importar no n8n, vídeo passo a passo na área de membros, checklist e guias em PDF
Tempo
2 a 3 horas para importar, ligar as contas e testar com as 10 faturas de teste, seguindo o vídeo.
Precisas de
  • Uma conta de email onde chegam as faturas (Gmail ou Outlook), de preferência com uma etiqueta ou caixa só para elas
  • Google Sheets e Google Drive
  • Uma chave de API de um fornecedor de modelos, para as faturas sem QR
  • n8n a correr, no Cloud ou num servidor teu (a leitura do QR só no servidor teu)
Apoio
Dúvidas por email para ola@valoriumhq.com, com resposta em 3 dias úteis, sobre a importação e a configuração mostradas no vídeo. Não entramos no teu n8n nem nas tuas contas: para isso há a montagem por nós.
Atualizações e acesso
6 meses de atualizações gratuitas a contar da compra: se uma das APIs usadas mudar e o fluxo partir, publicamos a versão corrigida e avisamos por email. Cada versão traz «testado em» com a data e a versão do n8n. Depois dos 6 meses, o ficheiro continua teu.

Condições

Conteúdo digital com acesso imediato. Antes de pagares, pedes esse acesso e confirmas que perdes o direito de livre resolução de 14 dias logo que o acesso começa. Sem essa confirmação não se conclui a compra. A garantia é só a legal: se o conteúdo não corresponder ao que esta página descreve, corrigimos ou devolvemos o valor. O fluxo corre no teu n8n e nas tuas contas: és tu o responsável pelo tratamento dos dados que ele processa. O ficheiro pode ser usado no teu negócio e montado para clientes teus, nas contas deles; não pode ser revendido nem publicado.

Lançamento previsto: 23 de fevereiro de 2027. Termos de venda.

Depois deste

Os 5 workflows juntos custam 149 € no pack, com os lembretes de cobrança para o outro lado das faturas.

Pack dos 5 workflows n8n

Perguntas frequentes

Isto substitui o meu contabilista?

Não. Prepara a folha e a pasta do mês que envias ao contabilista. A contabilidade e as obrigações com a AT continuam com ele.

Funciona com faturas estrangeiras?

Sim, pela IA, e ficam marcadas como estrangeiras e lidas por IA. As conferências de NIF e ATCUD só se aplicam às portuguesas.

Funciona no n8n Cloud?

Sim, mas sem a leitura do QR: o n8n Cloud não aceita a biblioteca que a faz, por isso usa o texto do PDF e a IA. No n8n instalado num servidor teu, lê primeiro o QR.

Liga ao meu programa de gestão?

A versão base regista numa folha do Google. O vídeo mostra a variação para um programa de gestão com API; cada programa tem a sua, e confirmamos no teste.

Para onde vão os dados das faturas?

Ficam nas tuas contas: email, n8n, folha e Drive. Só o texto das faturas sem QR vai para a API do modelo que escolheres; a checklist diz como escolher um fornecedor com contrato de tratamento de dados e sem uso dos teus dados para treino.

Quanto custa a IA?

Só é usada nas faturas sem QR. Medimos o custo por fatura no teste na Valorium e publicamos o valor real nesta página antes do lançamento.

E se uma API mudar e o fluxo partir?

Durante 6 meses a contar da compra, corrigimos o fluxo e avisamos por email. Cada versão diz a data em que foi testada e a versão do n8n.

O preço tem IVA?

Sim. 39 € é o preço final, com IVA incluído.

Deixar o email obriga-me a comprar?

Não. Avisamos-te quando for possível comprar e decides nessa altura. Cada email tem um link para saíres da lista.

Posso desistir da compra?

Num conteúdo digital com acesso imediato, o direito de desistir em 14 dias perde-se quando o acesso começa, se o pediste e o reconheceste antes de pagar. É isso que a caixa antes do botão de compra confirma.

E se não funcionar ou não for o que está descrito?

Tens a garantia legal: corrigimos e, se não for possível, tens direito à redução do preço ou ao reembolso. Não há outras garantias além da legal.

Preferes que façamos por ti?

Montagem por nós

Preferes que o montemos? Instalamos e configuramos o fluxo no teu n8n e nas tuas contas, testamos contigo e deixamos tudo em teu nome. Orçamento fechado antes de começar.

Saber mais

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